會議服務布置會場: 1、準備設備與物品 (1)操 作 規 則:①根據會議通知單要求,準備好所需設備(燈光、音響、話筒、空調等)。②準備服務用品(臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等)。 (2)質量標準或要求:設備完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重。 2、確定臺型并擺臺 (1)操 作 規 則:根據會議性質和主辦單位要求,確定主臺位置,合理設置臺型。 (2)質量標準或要求:①臺型符合要求,能烘托會議主題。②桌子擺放整齊、無搖晃。③桌位等于或略多于會議人數。 3、擺椅子 (1)操 作 規 則:雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌后,椅子前沿與桌面邊緣相切。 (2)質量標準或要求:①搬輕放,椅子干凈,排放整齊美觀。②課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線。③準備若干把椅子備用。會議服務送客時主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序。增城區企業商務會議服務企業
會議服務的范圍: 一、會議開始前,負責與會人員的注冊登記,包括簽到和領取表示證件、會議文件及紀念品等; 二、每次會議開始前,在進門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關上; 三、迎接嘉賓,引導表示等至指定席位; 四、記錄會議的進行過程及表示的發言內容; 五、對要求發言的表示進行登記,及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下表示的姓名,所表示的國家或機構及發言順序的先后要求。有的表示要求靠前安排發言時間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。從化區企業商務會議服務流程根據會議性質,針對會議過程中的突發狀況,制定會議應急預案。
把會開短,會務服務怎么做?注重會議引導省時間。 及時準確的提醒引導,對于議題緊湊銜接、節省會議時間十分關鍵。 一是做好會前提醒。會前的十分鐘要提醒尚未到會場的參會人員,尤其是有關領導和議題匯報、發言人;組織參會人員進場就座,維持良好的會場秩序,確保會議準時召開。 二是告知會議進程。要準確告知候會人員議題轉換、入場準備、注意事項等重要信息,提醒其及時做好參會準備工作,必要時帶領下一議題匯報人提前進場候會。 三是創新引導手段。要發揮信息化優勢,強化入場組織、議題銜接等工作的精細化管理。比如,黨委會會議一般議題多、列席人員多,易出現入場時間長、進出秩序亂等銜接不順暢的情況,可使用候會電子顯示系統,會務人員按會議議程操作電腦,在候會室、走廊等處顯示、播報“××議題即將開始”“××議題正在進行”“××單位作好準備”等提示信息,提高效率。
會議服務倒茶的幾種方式: 從客人桌前倒水時,應將茶杯置于身體距桌較遠的一側倒水;從客人后側倒水時,應注意選好角度,等待時機,拿杯、送杯要視臨座的空間大小采用弧度、直線方式。 注意事項: (1)向茶杯中放置茶葉時,一定要注意將茶屑篩出; (2)倒茶時,要保持茶水8分滿; (3)如果來賓自帶茶具,應把原有茶杯撤掉; (4)主臺倒水時,應先倒中間者,職位高者; (5)倒水時,應避免在客人面前進行; (6)在倒茶時一定要設計好行走的路線,做到較省時省力。會議服務人員在與會人員入場前,應站立在會議廳門口兩側,有禮貌地向賓客點頭致意。
商務會議的會議模式——交互式電話會議: 交互式電話會議非常經濟,他可以經常召開;這種會議方式實現起來非常簡便。與視頻會議不同,交互式電話會議只提供多方語音的交流,不需要看見每個人的面容。 交互式電話會議的特點:經濟實惠、使用方便、管理簡易、容量龐大、功能強大。 實現方式: (1)用戶向通信公司提出會議要求,由通信公司為用戶分配會議接入號碼。 (2)系統可通過密碼鑒權方式對所有與會者進行身份鑒別。 (3)會議主持人既可通過話機終端,按相應功能鍵完成會議主持功能,也可以通過電腦連接到會議平臺,通過WEB界面完成主持人操作;與會者可利用話機終端申請發言和討論。清洗設備是做好會務服務工作的基礎條件。廣州企業商務會議服務價錢
會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。增城區企業商務會議服務企業
會議服務提供的設備: 1.照明: 會務場所對燈光的要求與選擇:照度均勻,燈光穩定,易于控制調節。如果明亮程度不均勻,當眼睛從一個表面轉移到另一表面時,眼睛瞳孔就需要調整的,容易引起視覺疲勞。 2.電梯: 電梯是高層建筑物理想的運載設備,給上下樓的乘客帶來極大的方便,一般會務場所使用的電梯分垂直和自動扶梯兩種。 3.音響系統: 包括調音臺,會務話筒等。 4.會務視頻系統: 錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉換器等輔助設備。 5.同聲傳播和表決系統增城區企業商務會議服務企業
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