檔案遠程服務利用系統會按照審核狀態來區分不同的業務,幫助審批人更順暢地進行審批工作,進而充分運用數字檔案。在這個系統里,業務審核模塊會依據當下業務申請單處在的審核階段與呈現的狀態,把各類業務有條理地歸類展示出來,如此,申辦人員就能比較容易地找到當下迫切需要審核的業務申請單,使得業務推進更為順利。業務在線申辦模塊能及時給出申辦結果,操作起來既順手又便利。當檔案遠程服務利用系統確認業務訂單審核通過且已被受理后,就能夠直接在網上開展后續申辦流程,向申請人告知申辦結果,并且還具備直接給前臺用戶發送電子文件的功能,這樣就避開了線下反復溝通的繁瑣環節,削減了溝通方面的成本支出,讓檔案利用服務流程更加流暢。 除了檢索功能外,數字檔案平臺還可能提供查詢功能,如檔案目錄查詢、檔案編號查詢等。山東事業單位數字檔案館建設方案
電子文件歸檔系統具有收發日志功能。數據記錄,實時記錄業務系統與檔案系統的數據收發信息,對數據ID、轉換狀態、數據來源、接收時間作記錄,并用報表的形式進行直觀的展現。數據檢索,電子文件歸檔系統支持數字檔案數據檢索功能,數據檢索支持在數據條目中根據對數據狀態、來源、ID進行檢索,從而準確找到對應數據。詳情查看,系統支持查看接收時數據詳情和轉換后數據詳情,可方便的查看相應的代碼內容。電子文件歸檔系統還具有在線修改功能。廣東事業單位數字檔案館數字化存儲避免了紙質檔案的物理損耗,確保檔案長期可讀可用,例如通過格式遷移技術適應未來技術發展。
云展管理系統里的音視頻管理模塊,它的主要用處是收錄并打理音視頻信息。用戶借助這個模塊,能夠把音視頻上傳上去,還能給它們添加上像時間、地點、人物之類便于搜索、使用的標記信息,而且常見的音視頻文件格式它都能兼容。另外,云展管理系統還有編研管理模塊,這個模塊是用來制作專題的。要是查詢某一專題的關鍵字,就能把制作這個專題要用的數字檔案材料,像是圖片、音視頻、電子書這些,統統加到編研列表里,系統會自動依照材料的時間順序,逐個生成專題。等專題制作好,放在專題列表中,還能依據實際的需求,把專題發布到展示端,讓更多人看到。
數字檔案室的服務器屬于必備的基礎設備。在配置服務器性能與數量時,要保證能契合數字檔案室應用系統,還有數據庫、中間件、全文檢索、備份等基礎軟件的部署條件,使其能夠安全、順暢地運行,同時還得預留一定冗余,具備可拓展性。就存儲與備份這一方面而言,為達到各門類電子檔案以及傳統載體檔案數字副本的存儲、利用、備份需求,數字檔案室要配備既穩定的磁盤陣列,用作數字檔案資源的在線存儲工具。依據單位所制定的數字檔案資源保存策略,來明確近線或離線備份系統的配置情況。其中,近線備份適宜選用磁帶庫或虛擬帶庫,還有與之對應的備份軟件;離線備份則可以挑選光盤、移動硬盤等脫機存儲介質,以及配套的備份、檢測設備。 驗收需確認目錄數據與數字圖像掛接的準確性。
數字檔案室的安全體系需要構建其應用系統的三員管理模式,也就是要清晰界定系統管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔負的職責,并且切實依據該制度執行到位。與此同時,要依據三員管理模式,給數字檔案室應用系統規劃、落實完備的用戶權限分配與管控功能,以此確保數字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外,數字檔案室的應用系統得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要,還可按需配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業務審計軟件等用于安全管理的工具,以此維護系統安全,守護數字檔案資源。 文書檔案:包含黨群、行政部門的文件,各職能部門的各種綜合管理材料等,反映黨務、行政管理等活動的檔案。江西智慧數字檔案管理系統
提高管理效率 快速檢索:通過關鍵詞、時間、類別等多維度檢索,查找時間從數小時縮短至數秒。山東事業單位數字檔案館建設方案
電子文件歸檔系統具有數據自動檢測功能,可對各類業務系統對接過來的數字檔案數據進行自動檢測,包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規范的數據,防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。同時支持對異常數據進行在線修正,提高了檔案管理系統中數據的規范性和標準一致性。
電子文件歸檔系統配備專業的售后服務團隊,支持通過遠程服務以及現場服務的方式協助用戶使用產品、培訓產品,為用戶提供專業的售后保障。 山東事業單位數字檔案館建設方案